Việc ký hợp đồng triển khai Dự án quản trị nguồn lực doanh nghiệp SAP-ERP giữa Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex) và Công ty FIS thuộc Tập đoàn FPT là một trong những quyết định quan trọng để tạo ra bước đột phá trong công tác quản trị doanh nghiệp của Petrolimex.

CôngThương -Hệ thống SAP-ERP vận hành sẽ đáp ứng yêu cầu thông tin kịp thời, chuẩn xác để hỗ trợ công tác quản lý, ra quyết định trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt...

Giải pháp SAP-ERP mà Petrolimex lựa chọn đã được triển khai ứng dụng tại nhiều tập đoàn dầu khí hàng đầu thế giới như BP, TOTAL, Chevron, PetroChina, ExxoMbil, Gazprom, Royal Dutch Sell, Sinopec, Petrobras. Giải pháp này có các chức năng chuyên biệt trong nghiệp vụ quản lý của ngành xăng dầu: từ thăm dò khai thác, lọc dầu đến phân phối hạ nguồn; các phân hệ quản lý tài chính, kế toán, hàng hoá, logistic; quản lý nhân sự, quản lý khách hàng…là các phân hệ chính thường được ứng dụng. Các phân hệ này hỗ trợ người quản lý có thể kiểm soát nhanh chóng, tập trung, đa chiều, khoa học và hệ thống các hoạt động thiết yếu của đơn vị.

Việc thiết lập lại các quy trình nghiệp vụ phát sinh trong quá trình tổ chức kinh doanh theo chuẩn quốc tế để thống nhất vận hành trong toàn hệ thống kinh doanh xăng dầu của Petrolimex là một trong những bước đột phá, đòi hỏi sự thay đổi tư duy quản trị và lề lối làm việc của nhân viên để tuân thủ các yêu cầu này.

Từ những năm đầu ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý kinh doanh, các giải pháp phần mềm đã được Petrolimex tự phát triển và đưa vào ứng dụng đều là các mô hình phân tán. Sau gần 20 năm khai thác, hệ thống này đã góp phần rất lớn vào việc củng cố, hoàn thiện công tác quản lý nội bộ trong quá trình chuyển đổi từ phân phối chỉ tiêu thời kỳ bao cấp sang hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, với phạm vi và quy mô kinh doanh ngày càng lớn, mô hình phân tán không còn đáp ứng được yêu cầu quản trị kịp thời của Petrolimex trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt và tương lai, phải cạnh tranh với các hãng nước ngoài tham gia kinh doanh tại thị trường Việt Nam, việc thay thế một giải pháp mới, tập trung và chuẩn hoá cao là hết sức cần thiết để hỗ trợ công tác quản trị, ra quyết định nhanh chóng và chuẩn xác.

Giải pháp SAP-ERP với hệ thống dữ liệu tập trung, được tích hợp với các hệ thống phần mềm tự động hoá hiện tại và phần mềm quản lý cửa hàng cho phép Petrolimex kiểm soát được toàn bộ quá trình kinh doanh, bắt đầu từ khâu nhập hàng đến khi xuất bán cho người tiêu dùng.

Bà Đàm Thị Huyền- Phó Tổng giám đốc kiêm Giám đốc dự án SAP-ERP Petrolimex- cho biết, tại Việt Nam đã có rất nhiều DN đã ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý, nhưng triển khai ERP trong quản trị kinh doanh xăng dầu thì Petrolimex là một trong những đơn vị tiên phong. Giải pháp được triển khai ở phạm vi rộng, bao gồm 42 Công ty Xăng dầu, các Chi nhánh và Tổng kho của Petrolimex trên 63 tỉnh, thành phố trong cả nước.

Áp lực lớn nhất trong quá trình triển khai Dự án SAP-ERP, đòi hỏi thay đổi tư duy quản trị, cần các quyết định mang tính cách mạng để đi tới thống nhất các quy trình nghiệp vụ, xuyên suốt từ khâu nhập xăng dầu đến bán ra, từ Công ty đầu nguồn đến Công ty tuyến sau. Về phía người khai thác sử dụng, phải sẵn sàng thay đổi thói quen cũ để thích ứng với các quy trình mới.

Vượt qua các cột mốc của dự án, trong bối cảnh kinh doanh hết sức khó khăn và bề bộn công việc tiến tới cổ phần hoá, giải pháp SAP-ERP đã được vận hành chính thức tại Công ty mẹ- Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam từ 1/1/2012. Lộ trình tiếp theo, thời điểm 1/7/2012 sẽ triển khai tại 2 công ty lớn, nơi phát sinh nhiều nghiệp vụ, với độ phức tạp cao là Công ty Xăng dầu B12- Quảng Ninh và Công ty Xăng dầu khu vựcII- TP. Hồ Chí Minh. Hàng trăm cán bộ, chuyên viên kinh doanh, kế toán và công nghệ thông tin thuộc 2 Công ty đã và đang tham gia các khoá đào tạo quy trình nghiệp vụ, quy trình hỗ trợ để sẵn sàng vận hành đúng kế hoạch.

Với quyết tâm của lãnh đạo Tập đoàn và công sức của rất nhiều cán bộ, chuyên viên nghiệp vụ từ cơ quan Tập đoàn, Công ty Xăng dầu khu vực II, Công ty Xăng dầu B12, Công ty Xăng dầu khu vực V, Công ty Xăng dầu khu vực I, Công ty Xăng dầu Phú Thọ, Công ty Xăng dầu Bắc Tây Nguyên… tham gia từ những ngày đầu tiên, Dự án SAP-ERP của Petrolimex đã đi vào cuộc sống. Thành công bước đầu của Dự án khẳng định kế hoạch vận hành đầy đủ hệ thống SAP-ERP trên 42 công ty xăng dầu sẽ hoàn tất ở thời điểm 1/1/2013.